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24.10.2017 - Configurazione invio Fatture e Ordini via e-mail

Questo modulo permette di impostare tutti i parametri necessari per automatizzare l'invio tramite e-mail delle Fatture in formato PDF ai propri Clienti o al proprio Commercialista.

I parametri impostati in questo modulo verranno utilizzati dal programma Ristampa Fatture / Creazione XML Fattura PA.

Nel caso delle Fatture Elettroniche verso la PA, data la necessità della conservazione sostitutiva (elettronica) delle Fatture, ben difficilmente realizzabile all'interno di piccole strutture, nonché della firma elettronica dei documenti, è praticamente indispensabile inviare i file XML prodotti tramite un soggetto terzo, normalmente rappresentato dal proprio Commercialista.

La produzione "in proprio" dei file XML nel formato richiesto dalla normativa vigente, ed il suo successivo invio contemporaneo a quello del corrispondente documento in formato PDF presso lo studio del Commercialista, sembrano essere la soluzione ottimale, per ridurre al massimo la possibilità di inserire errori di trascrizione tra le varie fasi dell'elaborazione e dell'invio.

Avviare il programma Configurazione Invio Mail.

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Mittente - Indicare il vostro indirizzo e-mail da utilizzare per l'invio.

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Utente - Utente per l'autenticazione del vostro servizio di posta elettronica. Normalmente è identico al vostro indirizzo e-mail, ma alcuni fornitori del servizio di Posta Certificata (Infocert, ad esempio) richiedono un codice diverso, comunicato al momento della sottoscrizione del servizio.

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Password - Indicare la password necessaria per l'autenticazione del vostro servizio di posta elettronica. La password non è visibile, ed è memorizzata criptata.

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Server - Indicare il server della posta in uscita (SMTP) del vostro fornitore di servizi.

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TLS/SSL - Per potere funzionare correttamente, le caselle di Posta Certificata (PEC) e di Gmail, il servizio offerto da Google, richiedono l'attivazione della connessione sicura.

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Porta - E' la porta di comunicazione utilizzata per la comunicazione con il server della posta in uscita. La porta standard è la 25, nel caso sia necessario attivare la connessione sicura, la porta da utilizzare è la 465. Alcuni fornitori di servizi potrebbero anche utilizzare porte diverse, consultare la documentazione da loro fornita, di solito accessibile via internet.

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Firma - La firma che comparirà in calce ai messaggi.

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Copia a - E' possibile inviare una copia di tutti i messaggi che saranno spediti automaticamente dalla procedura di creazione delle Fatture in PDF ed, eventualmente, delle Fatture in formato XML per l'invio alla PA. E' così possibile:

• Sincerarsi dell'avvenuto invio;
• Conservare nella propria casella di posta una copia di quanto inviato.

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Tutto a - Indicare l'indirizzo di posta elettronica al quale inviare tutti i documenti PDF (ed eventuali file XML) prodotti in una sessione di lavoro.

Nel caso dell'elaborazione delle Fatture verso Clienti che non siano facenti parte della PA, i singoli documenti possono essere inviati ai rispettivi destinatari, se nell'Anagrafico Clienti è stato indicato l'indirizzo e-mail.

Considerando la disposizione che ha obbligato tutti i soggetti muniti di Partita IVA a fornirsi di un indirizzo PEC, noi consigliamo vivamente di utilizzare anche per l'invio il vostro indirizzo PEC.

Si tenga presente che alcuni gestori del servizio PEC non consentono il funzionamento misto tra e-mail normali e certificate, ovvero le caselle PEC possono ricevere solo messaggi PEC. Nel dubbio meglio utilizzare esclusivamente caselle di questo tipo!

I campi “Tutto a” e “Copia a” saranno utilizzati per precompilare i campi corrispondenti nel programma di Ristampa Fatture/Creazione XML Fattura PA: gli indirizzi e-mail naturalmente potranno essere modificati “al volo” o cancellati, nel caso non si volessero sfruttare tali opportunità di invio alternativo.