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Argomento: Tutti Clienti DdT e Fatture Fattura Elettronica Fornitori Magazzino Menù Utilizzo della tastiera

25.10.2017 - Anagrafico Clienti

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Introduzione

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Il programma permette di gestire tutti i dati relativi ai Clienti, necessari sia per gli adempimenti contabili, sia per l'emissione di DdT, Fatture e Ordini.

Tutte le voci tabellari (Banche, Condizioni di Pagamento, Agenti, Valute) sono direttamente accessibili all'interno del programma, senza essere costretti ad interrompere il lavoro per accedere alla gestione di tali voci, nel caso fosse necessario aggiungerne o modificarne i dati.

E' integrato anche un potente mezzo per l'eventuale ricostruzione dei dati contabili relativi ad un Cliente, nel caso che, per imponderabili errori occorsi durante le operazioni di registrazione, si venga a creare uno scollamento tra le movimentazioni ed i totali memorizzati in capo al Cliente.

Avviare il programma Anagrafico Clienti.

L'operatività è suddivisa in due fasi:

• Richiesta Codice Cliente: se esistente, si entra in modifica dei dati, in caso contrario il programma si predispone per l'inserimento di un nuovo Cliente;
• Inserimento o modifica dei dati relativi al codice indicato nel passo precedente.

Archivio Clienti: funzioni base

Archivio Clienti: gestione tabelle

Archivio Clienti: gestire un Cliente della PA

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Richiesta Codice

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Codice Cliente - Premendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco dei Clienti contenuti in archivio, ordinati per Codice, mentre con i tasti Shift + F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco ordinato per Ragione Sociale.

Consigliamo caldamente l'uso di codici Mnemonici, molto più intuitivi di asettici codici numerici.

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Immissione Dati

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Pf/Cee/Ex - Il valore immesso in questo campo permette di indicare la tipologia del Cliente:

• F: Persona Fisica;
• C: Cliente dell'area CEE;
• E: Cliente extra CEE;
• L: Cliente con Fattura Elettronica B2B;
• P: Cliente della PA (Pubblica Amministrazione);
• S: Cliente soggetto a Split Payment.

L'immissione del valore P attiva la consultazione dell'elenco delle Amministrazioni Pubbliche, richiamabile quando si è posizionati sulla prima riga della Ragione Sociale.

Solo i Clienti di tipo P possono essere utilizzati nelle procedure per la creazione delle Fatture Elettroniche per la PA.

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Ragione Sociale 1 - Indicare la Ragione Sociale del Cliente. Se lo spazio non è sufficiente a contenerla interamente, è possibile continuare l'inserimento nel campo successivo.

Per il tipo Cliente P, è necessario visualizzare, tramite la pressione del tasto F8, l'elenco completo delle Amministrazioni Pubbliche, per selezionare la voce corrispondente al codice UO (Unità Organizzativa) che deve essere stato comunicato dal committente.

Non appena selezionata la riga desiderata con il tasto Invio, vengono compilati automaticamente i dati anagrafici, ed il programma si posiziona sul Codice Fiscale (le Amministrazioni Pubbliche non dispongono di Partita IVA, ma solo di Codice Fiscale).

E' necessario verificare attentamente che il Codice Fiscale che compare sia effettivamente quello comunicato dal Committente, dato che purtroppo sono stati segnalati scollamenti tra i dati Open Data, liberamente disponibili via internet, e quelli effettivamente utilizzati dalle Amministrazioni.

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Ragione Sociale 2 - Proseguire con l'inserimento della Ragione Sociale, se la riga precedente non era sufficiente a contenerla interamente.

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Indirizzo - Indicare l'indirizzo del Cliente, comprensivo di numero civico.

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Prefisso CAP - Campo da utilizzare solo nel caso il Cliente risieda in Germania.

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CAP - Indicare il CAP del Cliente. E' possibile impostare automaticamente CAP, Città e Provincia selezionandoli dall'elenco dei Comuni d'Italia disponibile quando si è posizionati sul campo “Città”.

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Città - Inserire il Comune di residenza del Cliente. Premendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco dei Comuni d'Italia.

Con la selezione di uno di essi, tramite il tasto Invio, vengono compilati automaticamente i campi CAP, Città e Provincia.

I capoluoghi generalmente hanno dei CAP composti da una parte fissa di 3 cifre ed una variabile di 2: in tal caso, è opportuno compilare manualmente il CAP prima di accedere all'elenco dei Comuni d'Italia.

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Prefisso Partita IVA - Il campo non è obbligatorio, ma utile per effettuare o meno i controlli di validità della Partita IVA inserita nel campo apposito. Se il prefisso è diverso da “IT” tali controlli non vengono attivati, in quanto sono sconosciute le modalità di codifica messe in atto dai vari Paesi.

Premendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dei Codici Nazione, nel caso si debbano compilare i dati relativi ad un Cliente estero.

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Partita IVA - Inserire la Partita IVA del Cliente. Vengono effettuati controlli formali per la correttezza del dato inserito. Se il Cliente dispone del solo Codice Fiscale (Amministrazioni Pubbliche, ad esempio), lasciare questo campo vuoto.

Al momento dell'inserimento di un nuovo Cliente, viene verificata la presenza dello stesso Codice già assegnato ad altro Cliente: se non sussistono errori, la Partita IVA indicata viene anche ricopiata nel campo Codice Fiscale.

Premendo la combinazione di tasti Alt + C, si può verificare la correttezza dell’identificativo IVA secondo due modalità:

• Cliente CEE: viene interrogato automaticamente il VIES, ovvero il database della comunità europea, per verificare se il Cliente effettivamente è registrato ed è abilitato alle transazioni intracomunitarie;
• Cliente Italiano: in questo caso, purtroppo l’Agenzia delle Entrate si dimostra molto meno efficiente, non mettendo a disposizione degli sviluppatori di software un meccanismo per interrogare direttamente l’Anagrafe Tributaria da programma. La Partita IVA indicata verrà quindi copiata nella clipboard, e la pagina web dell’AdE dedicata al controllo di validità dell’identificativo fiscale verrà aperta automaticamente tramite il browser predefinito.

Per i Clienti CEE, è opportuno verificare l’esistenza dell’identificativo IVA quando si è posizionati sul campo “Codice Fiscale”, in quanto alcuni di quelli stranieri sono più lunghi dei canonici 11 caratteri della Partita IVA italiana. In tal caso, i caratteri eccedenti gli 11 devono essere inseriti nel campo “Codice Fiscale”.

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Codice Fiscale - Inserire il Codice Fiscale del Cliente. Vengono effettuati controlli formali sulla validità del Codice inserito.

Dato che in inserimento il Codice Fiscale viene automaticamente assegnato con lo stesso valore della Partita IVA, verificare se effettivamente i due Codici coincidono, in caso contrario operare di conseguenza.

Premendo la combinazione di tasti Alt + C, per i soli Clienti italiani, si può verificare l’esistenza Codice Fiscale in Anagrafe Tributaria.

Purtroppo anche in questo frangente l’Agenzia delle Entrate si dimostra poco collaborativa, non mettendo a disposizione degli sviluppatori di software un meccanismo interrogabile direttamente da programma. Il Codice Fiscale indicato verrà quindi copiato nella clipboard, e la pagina web dell’AdE dedicata al controllo di validità dell’identificativo fiscale verrà aperta automaticamente tramite il browser predefinito.

Recenti disposizioni hanno ampliato la platea dei soggetti verso i quali è necessario emettere le Fatture applicando lo Split Payment (Scissione dei Pagamenti). Abbiamo previsto una procedura per caricare automaticamente nelle tabelle di Retrò 365 l’elenco dei Codici Fiscali di tali soggetti, per segnalare all’Utente, al momento della compilazione del campo “Codice Fiscale”, l’attivazione di tale meccanismo.

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Codice SDI - Questo campo viene utilizzato per la generazione della Fattura Elettronica in due modalità differenti, a seconda della tipologia del Cessionario / Committente:

• Cliente PA: se il codice è stato fornito direttamente dall’Ente, può essere inserito in questo campo, diventando così quello di “default”, esistendo tuttavia la possibilità di modificarlo al momento dell’emissione della Fattura (molti settori dello stesso Ente dispongono talvolta di diversi Codici SDI);
• Cliente azienda privata: se il Cliente ha comunicato tale codice, utilizzato successivamente per la corretta consegna della Fattura Elettronica, è necessario inserirlo. Se il Cliente ne è sprovvisto, la consegna a cura dell’SDI (Sistema di Interscambio) della Fattura Elettronica avverrà invece tramite il suo indirizzo e-mail PEC.

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Escluso da Allegato Clienti - Campo non più utilizzato, originariamente era previsto per escludere il Cliente dallo storico “Elenco Clienti e Fornitori”, poi soppiantato da tutte le generazioni successive di “spesometro”.

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Codice IBAN - Indicare il Codice IBAN del Cliente. Vengono effettuati controlli formali per verificare la correttezza del dato inserito.

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Codice ABI - Indicare il Codice ABI della Banca del Cliente. Premendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco delle Banche (codificate come ABI + CAB) già memorizzate in archivio. E’ disponibile una procedura automatizzata per il popolamento della Tabella Banche, con dati che aggiorniamo periodicamente prelevandoli dal sito dell’ABI (Associazione Bancaria Italiana).

I codici Banca potranno essere utilizzati successivamente per l'emissione delle eventuali RIBA.

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Codice CAB - Indicare il Codice CAB della Banca del Cliente. Se il Codice composto da ABI e CAB non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione della Tabella Codici Banche, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di gestione Clienti ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di una nuova Banca.

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Spese RB - Se inserito il valore 'S', in fattura verranno automaticamente inserite le spese di Incasso RIBA, secondo il valore indicato nel parametro ribaspes, modificabile tramite il programma di Gestione parametri e progressivi - Parametri generici.

Tali spese verranno contabilizzate automaticamente nel Sottoconto indicato nel parametro ribacont, modificabile tramite il programma di Gestione parametri e progressivi - Sottoconti.

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Condizioni di Pagamento - Indicare il Codice delle Condizioni di Pagamento da applicare al Cliente. Premendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco delle Condizioni di Pagamento. Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione della Tabella Condizioni di Pagamento, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di gestione Clienti ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di una nuova Condizione di Pagamento.

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Codice Agente - Indicare il Codice Agente al quale è stato assegnato il Cliente. Premendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco degli Agenti. Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione dell'Anagrafico Agenti, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di gestione Clienti ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Agente.

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Codice Valuta - Indicare il Codice della Valuta extraeuropea del Paese di Appartenenza del Cliente. Premendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco delle Valute. Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione della Tabella Valute, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di gestione Clienti ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di una nuova Valuta.

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Numero Listino - E' possibile indicare il Numero di Listino da applicare per il Cliente che verrà presentato automaticamente durante la compilazione di DdT e Fatture. Se non indicato, verrà utilizzato il Listino 1 (default). A seconda della gestione dei Listini utilizzata, si può indicare un numero tra 1 e 2 oppure tra 1 e 99.

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E-Mail - Indicare l'indirizzo E-Mail del Cliente, che sarà utilizzato per l’invio automatico degli Ordini Clienti.

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E-Mail PEC - Indicare l'indirizzo E-Mail PEC del Cliente. Dato che da qualche anno è obbligatorio che le presone giuridiche abbiano un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), raccomandiamo caldamente l'utilizzo di tale mezzo di comunicazione, anziché la mail “tradizionale”, per spedire automaticamente le Fatture in formato PDF tramite il programma Ristampa Fatture/Creazione Fatture XML PA.

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Sconto - Compilare questo campo per attribuire al Cliente uno sconto incondizionato che sarà applicato automaticamente durante la creazione delle Fatture. Può essere espresso anche in forma composta (ad esempio 10+5).

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Note - Sono disponibili tre righe libere per la memorizzazione di dati facoltativi relativi al Cliente (numeri di telefono, nomi dei contatti, ecc.).

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Indirizzo di Spedizione Alternativo - Compilate i campi di questa sezione se la spedizione della merce avviene sistematicamente verso una destinazione diversa dalla sede legale del Cliente (caso tipico: Unità Locale ad un indirizzo diverso dalla Sede Legale). I dati inseriti verranno riportati automaticamente nei DdT emessi al Cliente.

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Funzioni Speciali

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Ricostruzione Totali - Tramite la pressione dei tasti Shift + F7 è possibile ricostruire i totali memorizzati nello specchietto riepilogativo del Cliente, recuperando i dati dal Giornale Contabile e dai Registri IVA.

Questa ricostruzione può rendersi necessaria per rimediare ad eventuali problemi occorsi durante la normale operatività, a causa di interruzioni di corrente, connessione problematica al server per installazioni di rete, difetti hardware delle unità di memorizzazione, arresto inaspettato dei programmi a causa di problemi imputabili al Sistema Operativo.

Memorizzazione di Note - Tramite la pressione dei tasti Alt + F10 è possibile memorizzare delle Note relative al Cliente. La combinazione dei tasti necessari per aprire la finestra delle Note è visibile in chiaro nell'elenco dei tasti utilizzabili, richiamabile tramite i tasti Ctrl + F1.

Per scopi particolari, è possibile invece richiamare la finestra delle Note Riservate, attivabile con una combinazione di tasti non documentata, se non qui di seguito: Alt + R.

Le Note Standard e Riservate sono memorizzate separatamente.