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19.02.2018 - Le fasi dell’emissione di una Fattura Elettronica

  • Compilazione della Fattura tramite apposito software, con l’identificazione del Cliente tramite il Codice SDI (7 caratteri per i Clienti Privati, 6 caratteri per i Clienti PA) o l’indirizzo di Posta Certificata del Cliente destinatario (solo per i Clienti Aziende Private);
  • Visualizzazione della Fattura nel formato tradizionale, per la verifica della correttezza dei dati;
  • Creazione del formato elettronico (XML) che rispetti le specifiche stabilite dall’Agenzia delle Entrate;
  • Firma Elettronica del documento XML;
  • Spedizione al Sistema di Interscambio (SDI);
  • Controllo esito, che può essere:

(a) In attesa di risposta da SDI;

(b) Fattura consegnata al Cliente;

(c) Fattura accettata dal Cliente;

(d) Fattura rifiutata dal Cliente;

(e) Decorrenza termini;

(f) Fattura scartata (per errori formali, mai inoltrata al Cliente);

(g) Mancata consegna temporanea;

(h) Mancata consegna.

  • Se la fattura è stata accettata dal Cliente, o è scaduto il termine previsto per la risposta del Cliente (Decorrenza Termini, 15 gg), il ciclo è da considerarsi concluso e la Fattura deve essere registrata in contabilità e mandata in Conservazione Sostitutiva, in attesa del pagamento;
  • Se non si tiene la contabilità “in proprio”, spedizione al Commercialista della Fattura, sempre in formato elettronico, per la registrazione;
  • Se la Fattura è stata rifiutata dal Cliente, si aprono due scenari possibili, a seconda degli accordi da prendere con la controparte:

(a) Correzione e riemissione della Fattura secondo le indicazioni del Cliente, con stesso numero e stessa data di emissione, con ulteriore invio all’SDI del documento;

(b) Emissione di Nota Credito per stornare la Fattura rifiutata ed emissione di nuova Fattura corretta.

Purtroppo il legislatore ha lasciato ampia discrezionalità in merito alla registrazione dei documenti nel caso di un rifiuto.

Al momento della mancata accettazione di una Fattura, il Cliente può decidere se provvedere o meno alla registrazione del documento in contabilità.

Se opta per la registrazione, il Fornitore deve registrarla a sua volta ed emettere successivamente una Nota Credito ed una nuova Fattura con le modifiche richieste ed una nuova numerazione; in caso contrario il Fornitore dovrà inviare un nuovo documento modificato ma riportante lo stesso numero e data di quella rifiutata.

Come si può facilmente intuire, tenendo presente che il Cliente ha a disposizione un periodo di 15 giorni, durante i quali manifestare l’accettazione o il rifiuto della Fattura, l’incertezza che può scaturire dallo stato che viene ad assumere ogni documento emesso, simile ad una sorta di “limbo”, sicuramente non favorisce una gestione lineare della tenuta della contabilità, circostanza ancora più sfavorevole se le registrazioni sono demandate al proprio Commercialista.

Se poi si pensa che alcuni gestionali “blindano” ogni documento emesso, negandone una eventuale successiva modifica, le procedure si complicano ulteriormente, nel caso il Cliente non intenda registrare la Fattura rifiutata...

  • Il caso più controverso è quello della Mancata Consegna, in relazione alla quale è necessario contattare il Cliente per individuare le possibili cause e rimediare con un nuovo invio.

Come si può notare, il processo comporta una serie di passaggi che devono necessariamente essere gestiti adeguatamente, possibilmente con un intervento dell’operatore ridotto al minimo.

La fase di produzione e controllo del documento prima dell’invio, nonché il monitoraggio dei messaggi pervenuti dall’SDI – che per inciso devono essere anch’essi mandati in conservazione sostitutiva – difficilmente potranno essere demandati a terzi, anche con l’intento di evitare più passaggi, durante i quali è più probabile che vengano commessi degli errori.