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Argomento:   

24.10.2017 - Registrazione Ordini Clienti


Introduzione


ImmagineQuesto programma permette di registrare i dati relativi agli Ordini Clienti.

Utilizzando questa procedura, si possono ottenere i seguenti vantaggi:

  • Compilazione più rapida dei DdT e Fatture, con il travaso automatico dei dati contenuti nell'Ordine;
  • Migliore gestione del Magazzino, con la possibilità di evidenziare, oltre all'esistenza fisica del materiale, i quantitativi impegnati da consegnare ai Clienti, e di conseguenza la disponibilità effettiva degli Articoli;
  • Gestione dei dati aggiuntivi necessari per la creazione delle Fatture Elettroniche verso la PA in formato XML.

Se tra i vostri Clienti vi sono anche delle Pubbliche Amministrazioni, è indispensabile che compiliate tramite questo programma tutti i dati richiesti relativi a Ordini, Contratti o Convenzioni in essere con tali soggetti, qualora comunicati, senza i quali le vostre Fatture potrebbero non essere onorate!

Avviare il programma Gestione Ordini Clienti.

La data di registrazione proposta è quella odierna, è sufficiente confermarla, o in alternativa variarla secondo necessità, purché in un intervallo tra il 1° gennaio dell'anno precedente ed il 31 dicembre dell'anno in corso.

Oltre al momento dell'avio del programma, è sempre possibile modificare tale data tramite la pressione del tasto F6 quando si è posizionati sul campo “N° Ordine”.

Utilizzando il numero Ordine proposto automaticamente dal programma, si possono inserire tutti i dati necessari per la compilazione di un Ordine e stamparlo.

 Video - Emissione Ordini Clienti  video


Dati testata


ImmagineNella prima fase occorre compilare tutti i dati richiesti per la testata del documento:

Numero Ordine - Il numero del primo Ordine disponibile per l'anno in corso viene presentato automaticamente.

Selezionando un numero documento esistente, si passa in modalità modifica dei dati di testata.

ImmaginePremendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco dei documenti emessi, ordinato per Numero Ordine; con i tasti Ctrl + F8 l'elenco sarà ordinato per Codice Cliente; con i tasti Alt + F8 l'elenco sarà ordinato per Codice Articolo.

Riguardo alla colonna Cliente, facciamo notare che l'utilizzo di codici alfabetici mnemonici faciliti di molto la leggibilità dell'elenco.


Data Documento - Confermando il numero Ordine, la Data del Documento viene impostata automaticamente con quella di registrazione. E' possibile variarla, ma è consigliabile far coincidere le due date.


Ordine Cliente - Indicare l'eventuale Numero d'Ordine ricevuto dal Cliente: nel DdT o Fattura prodotta successivamente, comparirà il riferimento a tale Documento.

Se il Cliente è una Pubblica Amministrazione, non compilare questo campo, ma la sezione apposita.

Data Ordine Cliente - Indicare l'eventuale Data dell'Ordine ricevuto dal Cliente: nel DdT o Fattura prodotta successivamente, comparirà il riferimento a tale Documento.

Se il Cliente è una Pubblica Amministrazione, non compilare questo campo, ma la sezione apposita.

Preventivo - Potete memorizzare il numero di un eventuale Preventivo inviato a suo tempo al Cliente.

ImmagineCodice Cliente - L'elenco dei Codici Cliente disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Con la pressione dei tasti Shift + F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco Clienti ordinati per Ragione Sociale.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione dell'Anagrafico Clienti, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Cliente.

Le Condizioni di Pagamento ed il Codice Agente vengono reperite automaticamente dall'anagrafica del Cliente, ma sono modificabili estemporaneamente da parte dell'Utente.

Eventuali variazioni di tali Codici hanno validità solo per il documento corrente.


ImmagineCodice Condizioni di Pagamento - L'elenco dei Codici Condizioni di Pagamento disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione della Tabella Condizioni di Pagamento, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di una nuova Condizione di pagamento.


ImmagineCodice Agente - L'elenco dei Codici Agenti disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione dell'Anagrafico Agenti, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Agente.


Sezione specifica Fatture PA


Importante! Verificate sempre con il Cliente della Pubblica Amministrazione la presenza o meno dei dati da inserire in questa sezione!

Numero Ordine - Indicare l'eventuale Numero Ordine fornito dalla Pubblica Amministrazione.

Data Ordine - Indicare l'eventuale Data dell'Ordine fornito dalla Pubblica Amministrazione.

Codice CIG - Indicare l'eventuale Codice CIG associato all'Ordine fornito dalla Pubblica Amministrazione.

Codice CUP - Indicare l'eventuale Codice CUP associato all'Ordine fornito dalla Pubblica Amministrazione.


Numero Contratto - Indicare l'eventuale Numero Contratto fornito dalla Pubblica Amministrazione.

Data Contratto - Indicare l'eventuale Data del Contratto fornito dalla Pubblica Amministrazione.

Codice CIG - Indicare l'eventuale Codice CIG associato al Contratto fornito dalla Pubblica Amministrazione.

Codice CUP - Indicare l'eventuale Codice CUP associato al Contratto fornito dalla Pubblica Amministrazione.


Numero Convenzione - Indicare l'eventuale Numero Convenzione fornita dalla Pubblica Amministrazione.

Data Convenzione - Indicare l'eventuale Data della Convenzione fornita dalla Pubblica Amministrazione.

Codice CIG - Indicare l'eventuale Codice CIG associato alla Convenzione fornita dalla Pubblica Amministrazione.

Codice CUP - Indicare l'eventuale Codice CUP associato alla Convenzione fornita dalla Pubblica Amministrazione.


Inserimento righe di dettaglio


ImmagineNon appena confermati tutti i campi contenuti nella testata del documento, si entra automaticamente nella fase di inserimento delle righe di dettaglio, posizionati sul Codice Articolo.

Fattura PA: Se la compilazione dell'Ordine serve esclusivamente per indicare i dati nella apposita sezione presente nella testata del documento, memorizzate una sola riga di dettaglio contenente una descrizione a piacere (ad esempio, “Ordine PA”) e premete F9 per terminare la registrazione dell'Ordine.


ImmagineCodice Magazzino - L'elenco dei Codici Magazzino disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione della Tabella Codici Magazzino, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Articolo.

Il Codice impostato automaticamente è quello assegnato alla voce "codmagaz" tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Automatismi.

Durante l'inserimento delle righe del documento, può essere variato manualmente a seconda delle necessità.

Per l'inserimento di una riga libera di Descrizione, senza alcun riferimento ad Articoli di Magazzino, cancellare il contenuto del campo.


ImmagineCodice Articolo - L'elenco dei Codici Articolo disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Con la pressione dei tasti Shift + F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco Articoli ordinati per Descrizione.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione dell'Archivio Articoli, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Articolo. Per l'inserimento di una riga libera di Descrizione, senza alcun riferimento ad Articoli di Magazzino, cancellare il contenuto del campo.

Se è stato indicato un Codice Articolo, i campi successivi vengono compilati automaticamente, ed il programma si posiziona sul campo Quantità;


Descrizione - Se non sono stati indicati Codice Magazzino e Codice Articolo, è possibile inserire una o più righe libere di Descrizione.

Casi tipici in cui utilizzare tale opportunità sono l'esecuzione di un servizio, di una manutenzione, di una installazione.

Fino a quando esistono righe libere da inserire, si può accelerare la compilazione del documento premendo F5 non appena completata la compilazione del campo Descrizione.

Giunti all'ultima riga, inserire anche i dati relativi a Unità di misura, Quantità, Iva, Prezzo, eventuale Sconto, Data Consegna, eventuale Provvigione.


Unità di Misura - Il campo è facoltativo, e viene compilato automaticamente se indicato un Codice Articolo.


Quantità - Il campo è obbligatorio se indicato un Codice Articolo e facoltativo in caso contrario.

Accetta il numero di decimali (default = 2) assegnato alla voce "qtaval" tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Campi.

Se non è necessario variare nessuna altro dato tra quelli successivi, si può accelerare la compilazione del documento premendo F5 non appena completata la compilazione del campo.


Iva - Il campo è obbligatorio se nella riga è indicato un Prezzo. L'elenco dei Codici Iva disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.


Prezzo - Il campo è obbligatorio se indicato un Codice Articolo.

Accetta il numero di decimali (default = 3) assegnato alla voce "prezzo" tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Campi.


Sconto - Il campo è facoltativo, ed accetta anche le forme composte “10+5”;


Data Consegna - Indicare la Data di Consegna prevista.


Provvigione - Se nella testata è stato indicato un Codice Agente, la percentuale di Provvigione riconosciuta viene presentata automaticamente al momento dell'immissione di una nuova riga di dettaglio del Documento.

Tale valore può essere variato estemporaneamente, nel caso che, ad esempio, determinati Articoli siano venduti con un margine troppo basso per applicare l'intera provvigione associata all'Agente.

La Provvigione standard è gestibile tramite la gestione dell'Anagrafico Agenti, a sua volta richiamabile dall'Anagrafico Clienti.

Terminato l'inserimento delle righe di dettaglio, con la pressione del tasto F9 si memorizza l'ordine e si passa all'inserimento di un nuovo documento.


Inserimento testi fissi da file


ImmagineNella fase di inserimento dei dati delle righe, con la pressione del tasto Ctrl + F8 si possono selezionare dei file contenenti dei testi fissi da includere nel documento (ad esempio, i vostri dati bancari per ricevere i pagamenti).

Tali testi non sono altro che dei file di testo, che devono avere l'estensione .fis, e devono essere contenuti nella cartella di installazione di Retrò 365 \Ngst32 del vostro PC o del Server (per installazioni in rete).

Possono essere creati con il classico Notepad o un qualsiasi altro editor di testo che non aggiunga caratteri di controllo e formattazione, e devono essere osservate un paio di raccomandazioni:

  • La lunghezza della singola riga non deve superare i 50 caratteri;
  • Il nome del file può essere lungo al massimo 8 caratteri.

I testi saranno sempre immessi al fondo del documento.


Sconti in Merce esenti IVA art.15


Posizionandosi su una delle righe d'Ordine che compaiono nell'elenco, e premendo i tasti Alt + S, si può registrare uno sconto in merce relativo alla riga selezionata.

Si passa automaticamente all'inserimento di una nuova riga, con la descrizione precompilata con la dicitura “Sconto escluso dalla base imponibile Art.15/2”, il Codice IVA impostato a “152” ed il prezzo identico a quello indicato nella riga selezionata di partenza, con il campo Quantità attivo.

Indicando un quantitativo, il campo prezzo viene aggiornato con un valore pari a Quantità X Prezzo, ed il campo Quantità viene azzerato.

Questa procedura può essere utilizzata per realizzare vendite del tipo “Ti vendo 5 pezzi e te ne faccio pagare 4”.

Fiscalmente l'imponibile sarà diminuito, mentre l'importo dell'IVA non subirà variazioni: in pratica sul/i pezzo/i scontato/i si pagherà la sola l'IVA.