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24.10.2017 - Fatture Elettroniche PA: come procedere

In questo documento illustriamo nel dettaglio tutti i passi necessari per configurare correttamente i nostri programmi per la produzione dei file XML che costituiscono le Fatture Elettroniche verso la PA e per la trasmissione dei dati all'ente preposto.

Siamo fermamente convinti che la soluzione che proponiamo sia quella che abbatte drasticamente la possibilità di introdurre errori durante tutta la catena Produzione file -> Trasmissione al Consulente -> Invio all'Intermediario (colui che fisicamente invierà i dati all'SDI) -> SDI, con la produzione in proprio del file XML e nessuna operazione manuale intermedia di copiatura di dati da supporti cartacei “tradizionali”.


Checklist


Prima di avventurarsi nell'emissione delle Fatture Elettroniche PA, è opportuno verificare di essere in possesso di tutte le informazioni necessarie per la corretta gestione del flusso di lavoro:

Trasmittente - E' il soggetto che trasmette fisicamente i vostri dati all'SDI (Sistema di Interscambio). Chiedete al vostro Consulente il Codice Fiscale di tale soggetto, da indicare nel programma di Configurazione Fattura PA. Trasmittente e Terzo Intermediario potrebbero anche essere coincidenti (si veda più sotto).


Terzo Intermediario - E' il soggetto che firma digitalmente i file XML da spedire all'SDI, se non firmerete in proprio i vostri dati con Smart Card o Token USB. Può essere:

  • Il vostro Consulente;
  • Il fornitore di servizi individuato dal vostro Consulente.

In ciascuno dei due casi, dovrete indicare Partita IVA, Codice Fiscale e Ragione Sociale (o Cognome e Nome) di tali soggetti tramite il programma di Configurazione Fattura PA.

Attenzione! Se il fornitore di servizi individuato dal vostro Consulente non accetta i file XML già firmati (con estensione.p7m), dovrete indicare i dati del fornitore stesso, e non potrete provvedere a firmare personalmente i vostri file XML. Verificate con il vostro Consulente tale circostanza.


Clienti - Dai vostri Clienti della PA dovrete ottenere i dati relativi a Codice Ufficio (anche detto UO, Unità Organizzativa), Ordini, Contratti o Convenzioni e gli eventuali codici CIG e CUP ad essi correlati.

Sono dati importanti per il regolare procedere del flusso di dati verso la PA, verificateli attentamente!


Codice REA - Se siete iscritti al Registro delle Imprese, tenete sottomano il vostro Codice REA: dovrà essere indicato nel programma di Configurazione Fattura PA.


Configurazione (una tantum)


Prima di procedere con la produzione delle Fatture Elettroniche, è assolutamente indispensabile configurare correttamente tutti i parametri che entreranno in gioco durante il processo di creazione dei file XML nel formato richiesto dalla normativa.

Procediamo con ordine:

ImmagineTabella Aliquote IVA - Questo programma permette di impostare un paio di parametri richiesti dalla normativa vigente per l'emissione di una Fattura Elettronica in formato XML:

  • Natura: E' un codice che può assumere valori da N1 a N6, e serve per identificare i Codici IVA delle categorie Escluso, Non soggetto, Non imponibile, Esente, Regime del margine o Inversione contabile;
  • Normativa: Per i Codici IVA che rientrano nelle categorie esposte al punto precedente, è necessario indicare la normativa di riferimento.

La mancata compilazione di tali campi può portare alla creazione di Fatture Elettroniche non conformi alle specifiche, ed allo scarto delle stesse da parte dell'SDI.

Per Aliquote IVA "normali" o non coinvolte nel processo di fatturazione verso la PA, questi dati possono essere tranquillamente omessi.

ImmagineConfigurazione Invio e-mail - Dato che è virtualmente quasi impossibile provvedere in proprio alla conservazione sostitutiva, ovvero su supporti informatici, delle Fatture Elettroniche e dei messaggi scambiati con il Sistema di Interscambio (SDI), ovvero l'ente preposto a fare da tramite tra i Fornitori e la PA, la soluzione più pratica consiste nel rivolgersi al proprio Consulente Fiscale, che provvederà a liberarci da tutte le incombenze burocratiche. Per la trasmissione a quest'ultimo delle nostre Fatture, utilizzeremo la nostra casella di PEC, che garantisce la certezza dell'invio.

 Video - Configurazione invio e-mail automatiche  video

ImmagineConfigurazione Chiusura Fattura - Se non dovete gestire Casse Previdenziali, Ritenute d'Acconto o Bolli Virtuali potete anche saltare questa fase di configurazione. Se invece dovete applicare in Fattura contributi per Casse Previdenziali dei Professionisti (max due) o la Ritenuta d'Acconto, o dovete citare l'assoluzione del Bollo Virtuale, è necessario impostare correttamente tutti i parametri del caso. Ogni Fattura prodotta riporterà automaticamente tutti questi dati aggiuntivi, senza che voi dobbiate preoccuparvi della loro gestione al momento dell'emissione del Documento. Concentratevi solo su quelle che sono le prestazioni da indicare in Fattura, al resto ci pensa Retrò 365. Il programma permette anche la gestione degli automatismi per la registrazione contabile dei debiti verso istituti previdenziali e delle spese accessorie (Trasporto, Spese Banca, Imballo), qualora la vostra attività non sia di tipo professionale. I dati dei Sottoconti per la contabilizzazione sono preimpostati.

 Video - Configurazione chiusura Fatture (casse prev., bollo, ritenuta)  video

ImmagineConfigurazione Fattura Elettronica PA - Con questo programma sarà possibile impostare tutti i dati indispensabili per la corretta compilazione dei dati richiesti dalla normativa per la compilazione del file XML da spedire all'SDI.

Sono presenti cinque sezioni specifiche:

  • Trasmittente - Questo è un dato che dovrete richiedere al vostro Consulente Fiscale, in quanto dipende dal fornitore di servizi che quest'ultimo ha individuato come intermediario per la conservazione sostitutiva delle Fatture Elettroniche;
  • Cedente - Sono i vostri dati fiscali. Potete decidere in questo momento se provvederete in proprio alla firma digitale dei file XML prodotti, o se demanderete tale incombenza ad un soggetto terzo. In tal caso, dovrete obbligatoriamente compilare i campi della sezione Terzo Intermediario. Si tenga presente che le procedure di import dei file da voi prodotti messe in atto da alcuni intermediari richiedono esplicitamente la creazione di un file XML NON firmato;
  • Iscrizione REA - Questa sezione va compilata solo se siete iscritti al Registro delle Imprese;
  • Terzo Intermediario - Questa sezione va compilata esclusivamente se avete deciso di demandare a terzi la firma digitale dei file XML prodotti. Il soggetto che firmerà tali file potrà essere il vostro Consulente Fiscale o l'intermediario che inoltrerà fisicamente i dati all'SDI. Appurate con il Commercialista chi provvederà a firmare digitalmente le vostre Fatture Elettroniche.
  • Dati Pagamento - Indispensabili per vedere onorare le vostra Fatture.

 Video - Configurazione Fattura Elettronica PA  video


Caricamento dati Cliente PA


ImmagineAnagrafico Clienti – Tramite questo programma potete agevolmente gestire i vostri Clienti della Pubblica Amministrazione, recuperando i dati necessari dall'elenco delle Amministrazioni precaricate (ed aggiornabili dagli elenchi liberamente disponibili online negli Open Data).

Sono due le operazioni indispensabili da effettuare per gestire correttamente i dati:

  • Indicazione nel campo “Pf/Cee/Ex” del valore 'P' (Pubblica amministrazione);
  • Scelta dell'Amministrazione di vostro interesse dall'elenco visualizzabile tramite la pressione del tasto F8 quando si è posizionati sul campo “Ragione Sociale 1”.

Scegliendo un'Amministrazione dall'elenco, tramite la pressione del tasto Invio, vengono automaticamente compilati i dati anagrafici, ed il programma si posiziona sul campo “Codice Fiscale”.

E' necessario verificare attentamente che il Codice Fiscale che compare sia effettivamente quello comunicato dal Committente, dato che purtroppo sono stati segnalati scollamenti tra i dati Open Data, liberamente disponibili via internet, e quelli effettivamente utilizzati dalle Amministrazioni.

 Video - Archivio Clienti: gestire un Cliente della PA  video


Compilazione Ordine Cliente


ImmagineOrdini Clienti – Appurato che il vostro committente vi abbia comunicato i dati relativi a Ordini, Contratti o Convenzioni in essere per la vostra fornitura, con gli eventuali codici CIG e CUP ad essi associati, è indispensabile inserirli nell'apposita sezione presente della gestione Ordini Clienti.

Ricordiamo che l'omissione dei dati relativi a Ordini, Contratti o Convenzioni, ed eventuali codici CIG e CUP potrebbe causare lo scarto della vostra Fattura da parte della PA, con la conseguente riemissione del documento corretto ed un ulteriore differimento dei tempi di pagamento, che storicamente già non brillano per la loro durata.

 Video - Emissione Ordini Clienti  video


Immissione dati per la creazione della Fattura


ImmagineEmissione DdT e/o Fatture - Durante l'emissione dei DdT o Fatture, si dovrà fare riferimento all'Ordine precedentemente registrato secondo due modalità:

  • Se l'Ordine viene semplicemente utilizzato per la memorizzazione dei dati relativi alla Fattura PA nell'apposita sezione della testata, indicarne il numero nel campo “N° Ordine” della testata del DdT/Fattura. Lo stesso Ordine può essere utilizzato per l'emissione di più DdT/Fatture;
  • Se l'Ordine contiene delle righe di dettaglio che si riferiscono a prestazioni o materiali, importarlo durante la fase di inserimento delle righe di DdT/Fattura, come indicato in questa pagina, nella sezione Inserimento righe di dettaglio da Ordine. In tale modalità, potete anche inserire i riferimenti a diversi Ordini nello stesso Documento, legati alle corrispondenti righe di dettaglio.

Nel programma Emissione DdT o Fatture PA potete indicare esclusivamente Clienti che siano stati identificati come appartenenti ad una Pubblica Amministrazione.

 Video - Emissione DdT PA: Ordine, Contratto, Convenzione, CIG e CUP  video


Stampare le Fatture per verificare dati


Se avete consegnato del materiale durante il mese, emettendo più DdT nei confronti dei Clienti PA, per stampare le Fatture dovete avviare il programma Fatturazione Differita (PA).

Se prestate dei servizi, potete stampare direttamente le Fatture dal programma Emissione DdT/Fatture Clienti (PA).

Qualunque sia la modalità per la stampa, verificate attentamente i dati riportati nei Documenti, prima di procedere con il passo successivo:

  • Destinatario Fattura;
  • Codice Ufficio (Unità Operativa, o UO);
  • Riferimenti Ordini, Contratti o Convenzioni ed eventuali codici CIG e CUP ad essi relativi;
  • Aliquote IVA applicate;
  • Eventuale Ritenuta d'Acconto;
  • Eventuale Bollo Virtuale.

Questo è il momento nel quale potete ancora intervenire per annullare eventuali Documenti incompleti e provvedere alle necessarie correzioni o integrazioni e successiva ristampa.


Creazione Fattura PA ed invio al Consulente


ImmagineRistampa Fatture/Creazione XML Fattura PA – Finalmente è arrivato il momento di preparare le Fatture Elettroniche, operazione facilmente eseguibile tramite questo programma:

  • All'avvio della procedura, scegliere “Fatture PA”;
  • Indicare la data di partenza per la visualizzazione dell'elenco delle Fatture;
  • Selezionare con Invio i Documenti d'origine per la creazione delle Fatture Elettroniche. Con i tasti Ctrl + Invio potete annullare tutte le selezioni effettuate fino a quel momento. Con i tasti Shift + Invio potete invece rapidamente selezionare tutti i Documenti elencati;
  • Premere F12 per creare una copia PDF delle Fatture selezionate ed il corrispondente file XML della Fattura Elettronica;
  • Indicare un indirizzo nel campo “Inviare tutti i documenti a”, che normalmente è quello del Consulente Fiscale, il quale riceverà una e-mail per ogni fattura emessa con la Fattura in formato PDF (per la registrazione contabile) ed XML (per l'invio all'SDI). Il Consulente stesso provvederà, se necessario, a firmare digitalmente i file XML ed a spedirli all'intermediario per l'invio definitivo verso il Sistema di Interscambio.

 Video - Ristampa, creazione Fatture in PDF ed XML, invio via e-mail  video