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Argomento:   

24.10.2017 - Emissione DdT/Fattura Immediata (avanzata)


Introduzione


ImmagineA seconda della tipologia del Cliente (normale o Pubblica Amministrazione) e della modalità di gestione dell'IVA (esigibilità immediata o differita), è necessario avviare uno dei programmi dedicati, ovvero

Emissione DdT e/o Fatture

Emissione DdT e/o Fatture (PA)

L'esempio trattato in questo testo è riferito ad un Cliente normale con esigibilità dell'IVA immediata, il comportamento degli altri programmi dedicati alle diverse tipologie è perfettamente identico.

Avviare il programma Emissione DdT e/o Fatture.

La data di registrazione proposta è quella odierna, è sufficiente confermarla, o in alternativa variarla secondo necessità, purché in un intervallo tra il 1° gennaio dell'anno precedente ed il 31 dicembre dell'anno in corso.

Oltre al momento dell'avio del programma, è sempre possibile modificare tale data tramite la pressione del tasto F6 quando si è posizionati sul campo “N° DdT”.

Utilizzando il numero di DdT proposto automaticamente dal programma, si possono inserire tutti i dati necessari per la compilazione di un DdT e stamparlo.

Se invece si intende emettere una Fattura Immediata (non preceduta da DdT) o una Fattura Accompagnatoria, è sufficiente cancellare il contenuto del campo DdT e premere il tasto Invio: viene impostato automaticamente un numero documento molto alto (> 10.000.000) di un DdT fittizio, ed in fase di chiusura l'Utente potrà decidere quale tipologia di documento stampare.

 Video - Emissione DdT: paginazioni, listini diversi, sottoconti su righe  video

 Video - Emissione DdT: compilazione DdT da Ordine Cliente  video

 Video - Emissione DdT: modifica riga, richiamo, modifica ed eliminazione DdT  video


Dati testata


ImmagineNella prima fase occorre compilare tutti i dati richiesti per la testata del documento:

Numero DdT - Il numero del primo DdT disponibile per l'anno in corso viene presentato automaticamente.

Selezionando un numero documento esistente, si passa in modalità modifica dei dati di testata.

ImmaginePremendo il tasto F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco dei documenti emessi nell'anno di registrazione indicato, ordinato per DdT, mentre con i tasti Alt + F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco delle Fatture emesse, ordinato per N° Fattura.

Forniamo di seguito la decodifica delle prime due colonne dell'elenco dei DdT e Fatture, importanti per distinguere le varie tipologie di Documenti che possono essere gestiti dalle nostre procedure:

Colonna 'S' = Stato, può assumere i seguenti valori:

  • Vuoto = Documento normale;
  • S = Documento già convertito in Fattura;
  • X = Documento senza indicazione di prezzi (non verrà incluso in Fattura);
  • ^ = Documento verso la PA;
  • ! = Documento normale in Sospensione d'Imposta;
  • ? = Documento verso la PA in Sospensione d'Imposta;
  • @ = DdT verso Fornitori.

Colonna 'T' = Tipo, può assumere i seguenti valori:

  • Vuoto = Documento normale;
  • ^ = Documento verso la PA;
  • ! = Documento normale in Sospensione d'Imposta;
  • ? = Documento verso la PA in Sospensione d'Imposta.

Riguardo alla colonna Cliente, facciamo notare che l'utilizzo di codici alfabetici mnemonici faciliti di molto la leggibilità dell'elenco.


Data Documento - Confermando il numero DdT, la Data del Documento viene impostata automaticamente con quella di registrazione. E' possibile variarla, ma è consigliabile far coincidere le due date.


ImmagineCodice Sottoconto - L'elenco dei Codici Sottoconto disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

E' necessario per la registrazione contabile delle Fatture (contropartita), e viene reperito automaticamente dal file di configurazione.

A seconda del vostro tipo di attività, il valore di default può essere assegnato alla voce "merce" tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Sottoconti.

Tale Codice, che in fase di contabilizzazione verrà applicato a tutte le voci contenute nel DdT, è liberamente modificabile per fronteggiare situazioni differenti (ad esempio, anche se l'attività prevalente è quella di vendita di merci, occasionalmente potrebbe essere necessario fatturare dei servizi).


ImmagineCodice IVA - L'elenco dei Codici Iva disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Normalmente deve essere lasciato vuoto, essendo stato pensato quasi esclusivamente per le esportazioni: in tal caso va indicato il codice corrispondente all'articolo 8 comma 1 lettera a - DPR 633/72.

Il valore assegnato a questo campo ha la precedenza sulla normale aliquota IVA indicata nelle righe del documento.


ImmagineOrdine e Data Ordine - L'elenco degli Ordini Clienti disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

I campi possono essere compilati per riportare su DdT e Fatture i riferimenti ad un eventuale Ordine Cliente caricato in precedenza tramite il programma Gestione Ordini Clienti, nel caso l'obiettivo sia semplicemente quello di evidenziare tali riferimenti, ma senza riportare le righe di dettaglio dell'Ordine nel DdT o nella Fattura (si consulti più sotto la sezione “Dati righe”), e l'Ordine di riferimento sia uno solo.

Importante: se il Cliente è una Pubblica Amministrazione, nella stragrande maggioranza dei casi vengono comunicati ai Fornitori gli estremi dell'Ordine, del Contratto o della Convenzione in essere, eventualmente comprensivi di codici CIG e/o CUP. Tali dati devono essere memorizzati in un Ordine Cliente da richiamare al momento della compilazione del DdT o della Fattura, pena il mancato pagamento della fornitura!


ImmagineCodice Cliente - L'elenco dei Codici Cliente disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Con la pressione dei tasti Shift + F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco Clienti ordinati per Ragione Sociale.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione dell'Anagrafico Clienti, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Cliente.

Viene effettuato un controllo di congruenza tra il tipo di documento in fase di registrazione e la tipologia del Cliente indicato (normale o PA).

Le Condizioni di Pagamento ed il Codice Agente vengono reperite automaticamente dall'anagrafica del Cliente, ma sono modificabili estemporaneamente da parte dell'Utente.

Eventuali variazioni di tali Codici hanno validità solo per il documento corrente.

ImmagineDurante l'emissione di un Documento verso la PA, al momento dell'immissione del Codice Cliente può apparire l'elenco dei Codici Unità Organizzative, ovvero degli enti preposti per il ricevimento e l'elaborazione delle Fatture (Codici UO), nel caso più di uno di essi siano riconducibili all'Amministrazione verso la quale si deve fatturare.

L'Utente deve scegliere il Codice opportuno, indispensabile per la compilazione della Fattura nel formato elettronico richiesto dalla normativa vigente.

Importante! Verificare sempre con l'Amministrazione destinataria della Fattura la correttezza del Codice Unità Organizzativa. Purtroppo in alcuni casi gli Open Data, ovvero gli elenchi delle Amministrazioni e delle rispettive Unità Organizzative liberamente disponibili via internet, che noi abbiamo utilizzato per integrare le ricerche all'interno dei nostri programmi, presentano delle discrepanze con gli strumenti di ricerca via web messi a disposizione dei Fornitori della PA!


ImmagineCodice Condizioni di Pagamento - L'elenco dei Codici Condizioni di Pagamento disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione della Tabella Condizioni di Pagamento, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di una nuova Condizione di pagamento.


ImmagineCodice Agente - L'elenco dei Codici Agenti disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione dell'Anagrafico Agenti, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Agente.


Inserimento righe di dettaglio


ImmagineNon appena confermati tutti i campi contenuti nella testata del documento, si entra automaticamente nella fase di inserimento delle righe di dettaglio, posizionati sul Codice Articolo.

Questo è il momento giusto (ed anche l'unico) per scegliere una causale diversa da quella standard “Vendita”, indicata nella parte bassa sinistra dell'area destinata ad accogliere le righe del documento, premendo il tasto Shift + F10 e scegliendo una causale diversa dall'elenco.

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ImmagineCodice Magazzino - L'elenco dei Codici Magazzino disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione della Tabella Codici Magazzino, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Articolo.

Il Codice impostato automaticamente è quello assegnato alla voce "codmagaz" tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Automatismi.

Durante l'inserimento delle righe del documento, può essere variato manualmente a seconda delle necessità.

Per l'inserimento di una riga libera di Descrizione, senza alcun riferimento ad Articoli di Magazzino, cancellare il contenuto del campo.


ImmagineCodice Articolo - L'elenco dei Codici Articolo disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Con la pressione dei tasti Shift + F8 si attiva la visualizzazione dell'elenco Articoli ordinati per Descrizione.

Se il Codice non è presente in archivio, viene richiamata automaticamente la funzionalità di gestione dell'Archivio Articoli, per l'inserimento “al volo” dei dati, senza essere costretti ad uscire dal programma di Emissione DdT ed a rientrarvi al termine dell'inserimento dei dati di un nuovo Articolo. Per l'inserimento di una riga libera di Descrizione, senza alcun riferimento ad Articoli di Magazzino, cancellare il contenuto del campo.

Se è stato indicato un Codice Articolo, i campi successivi vengono compilati automaticamente, ed il programma si posiziona sul campo Quantità;


Descrizione - Se non sono stati indicati Codice Magazzino e Codice Articolo, è possibile inserire una o più righe libere di Descrizione.

Casi tipici in cui utilizzare tale opportunità sono l'esecuzione di un servizio, di una manutenzione, di una installazione.

Fino a quando esistono righe libere da inserire, si può accelerare la compilazione del documento premendo F5 non appena completata la compilazione del campo Descrizione.

Giunti all'ultima riga, inserire anche i dati relativi a Unità di misura, Quantità, Iva, Prezzo, eventuale Sconto, Conto, eventuale Provvigione.


Unità di Misura - Il campo è facoltativo, e viene compilato automaticamente se indicato un Codice Articolo.

Per la Fattura PA, il campo è obbligatorio, in quanto richiesto dalle specifiche tecniche.


Quantità - Il campo è obbligatorio se indicato un Codice Articolo e facoltativo in caso contrario.

Accetta il numero di decimali (default = 2) assegnato alla voce "qtaval" tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Campi.

Se non è necessario variare nessuna altro dato tra quelli successivi, si può accelerare la compilazione del documento premendo F5 non appena completata la compilazione del campo.


Iva - Il campo è obbligatorio se nella riga è indicato un Prezzo. L'elenco dei Codici Iva disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.


Prezzo - Il campo è obbligatorio se indicato un Codice Articolo e la Causale impostata lo richiede.

Accetta il numero di decimali (default = 3) assegnato alla voce "prezzo" tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Campi.


Sconto - Il campo è facoltativo, ed accetta anche le forme composte “10+5”;


Conto - L'elenco dei Codici Sottoconto disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Il campo deve essere utilizzato solo se la voce del documento che si sta inserendo deve essere contabilizzata su un conto diverso da quello indicato nella testata.

Indicando un Codice Articolo al quale sia stato assegnato un conto specifico (ad esempio, “Materiali di consumo”), quest'ultimo viene riportato automaticamente anche nel campo della riga in inserimento.


Provvigione - Se nella testata è stato indicato un Codice Agente, la percentuale di Provvigione riconosciuta viene presentata automaticamente al momento dell'immissione di una nuova riga di dettaglio del Documento.

Tale valore può essere variato estemporaneamente, nel caso che, ad esempio, determinati Articoli siano venduti con un margine troppo basso per applicare l'intera provvigione associata all'Agente.

La Provvigione standard è gestibile tramite la gestione dell'Anagrafico Agenti, a sua volta richiamabile dall'Anagrafico Clienti.

Terminato l'inserimento delle righe di dettaglio, con la pressione del tasto F9 si passa alla fase di chiusura del documento.


Inserimento righe di dettaglio da Ordine


ImmagineOltre all'inserimento manuale delle righe di dettaglio è disponibile la funzione di aggancio ad Ordini Cliente.

Con la pressione del tasto F10 viene visualizzato l'elenco degli Ordini del Cliente selezionato per la compilazione del Documento corrente.

Scegliendo con il tasto Invio una delle voci dell'elenco, nella parte bassa dello schermo viene riportato il contenuto dell'Ordine, offrendo due possibilità:

  • Import di tutte le voci dell'Ordine, tramite la pressione del tasto F10;
  • Importe delle singole righe, via via selezionate tramite la pressione del tasto Invio.

Tutte le righe riportate nel corpo del DdT (o Fattura) in fase di compilazione sono successivamente modificabili (caso tipico: in Magazzino non è presente il quantitativo esatto del materiale indicato in Ordine).

I quantitativi evasi delle corrispondenti righe Ordine vengono aggiornati in base alle modifiche apportate alle righe DdT.


Inserimento testi fissi da file


ImmagineNella fase di inserimento dei dati delle righe, con la pressione del tasto Ctrl + F8 si possono selezionare dei file contenenti dei testi fissi da includere nel documento (ad esempio, i vostri dati bancari per ricevere i pagamenti).

Tali testi non sono altro che dei file di testo, che devono avere l'estensione .fis, e devono essere contenuti nella cartella di installazione di Retrò 365 \Ngst32 del vostro PC o del Server (per installazioni in rete).

Possono essere creati con il classico Notepad o un qualsiasi altro editor di testo che non aggiunga caratteri di controllo e formattazione, e devono essere osservate un paio di raccomandazioni:

  • La lunghezza della singola riga non deve superare i 50 caratteri;
  • Il nome del file può essere lungo al massimo 8 caratteri.

I testi saranno sempre immessi al fondo del documento.


Scarico Magazzino Si/No


E' possibile evitare che gli Articoli che compaiono nel Documento in via di compilazione vengano movimentati.

Tale opportunità risulta utile nel caso si intendesse sfruttare l'Archivio Magazzino come un semplice mezzo per memorizzare le descrizioni di operazioni immateriali quali assistenze, manutenzioni o prestazioni professionali ed i dati relativi al prezzo delle stesse.

La movimentazione o meno degli Articoli di Magazzino può essere gestita secondo due modalità differenti:

  • Durante la fase di inserimento delle righe documento, tramite la pressione dei tasti Shift + F7, che ciclicamente attiva o disattiva la movimentazione di Magazzino. Lo stato corrente è evidenziato dal testo “SCARICA” o “NON SCARICA” visibile immediatamente sotto il campo “Quantità”. In questo modo è possibile movimentare gli Articoli di Magazzino ed evitare selettivamente di farlo solo per i codici che corrispondono ad operazioni immateriali;
  • Assegnando alla voce “noscaric” il valore opportuno, tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Automatismi. Impostando il valore 1, non sarà più movimentata alcuna voce di Magazzino, immateriale o meno, e non sarà possibile intervenire con la combinazione di tasti menzionata nel punto precedente. Il valore di default è 0.

Consultazione scadenzario Cliente


ImmagineDurante l'inserimento delle righe del Documento, tramite la pressione dei tasti Shift + F3 è visualizzabile l'elenco delle scadenze del Cliente selezionato: tale funzionalità può essere utile per verificare l'affidabilità dei pagamenti, ed eventualmente decidere di non proseguire con l'emissione del Documento.


Consultazione storico Acquisti del Cliente


ImmagineDurante l'inserimento delle righe del Documento, tramite la pressione del tasto F11 è visualizzabile lo storico degli Acquisti effettuati dal Cliente selezionato.

Tale funzionalità può rivelarsi estremamente utile in caso di dubbio riguardo ai prezzi dei singoli Aarticoli applicati per consegne precedenti.


Utilizzo di diversi Listini di Vendita


Durante la compilazione delle righe del Documento, è possibile indicare il Listino di vendita da applicare.

Tramite il programma Anagrafico Clienti, ad ogni Cliente può essere assegnato un listino specifico, che viene riportato automaticamente durante l'immissione delle righe del Documento, offrendo tuttavia la possibilità di modifica estemporanea a discrezione dell'Utente.

La gestione dei Listini prevede due diverse opzioni:

  • Modalità base: scelta tra due soli Listini;
  • Modalità Listini multipli: scelta tra un massimo di 99 Listini.

La scelta tra le due differenti modalità viene gestita attraverso la voce “listini” impostabile tramite l'apposito programma Gestione Parametri e Progressivi - Parametri Generici.

In entrambe le modalità, l'inserimento e la gestione dei Listini avviene attraverso il programma Gestione Archivio Articoli, mentre la selezione del listino da applicare in fase di inserimento delle righe del Documento avviene con la pressione dei tasti Ctrl + Freccia a destra (Listino superiore) o Ctrl + Freccia a sinistra (Listino inferiore).

ImmagineIn modalità Listini multipli è anche possibile visualizzare l'elenco completo dei Listini disponibili tramite la pressione del tasto F11 quando si è posizionati sul campo Prezzo.


Sconti in Merce esenti IVA art.15


Posizionandosi su una delle righe DdT che compaiono nell'elenco, e premendo i tasti Alt + S, si può registrare uno sconto in merce relativo alla riga selezionata.

Si passa automaticamente all'inserimento di una nuova riga, con la descrizione precompilata con la dicitura “Sconto escluso dalla base imponibile Art.15/2”, il Codice IVA impostato a “152” ed il prezzo identico a quello indicato nella riga selezionata di partenza, con il campo Quantità attivo.

Indicando un quantitativo, il campo prezzo viene aggiornato con un valore pari a Quantità X Prezzo, ed il campo Quantità viene azzerato.

Questa procedura può essere utilizzata per realizzare vendite del tipo “Ti vendo 5 pezzi e te ne faccio pagare 4”.

Fiscalmente l'imponibile sarà diminuito, mentre l'importo dell'IVA non subirà variazioni: in pratica sul/i pezzo/i scontato/i si pagherà la sola l'IVA.


Chiusura documento (n° DdT < 10.000.000)


ImmagineSono disponibili 3 opzioni:

  • Memorizza DdT: il documento non verrà stampato, ma solo memorizzato per la successiva emissione delle Fatture Differite. Questa opzione solitamente viene utilizzata solo per il passaggio “in corsa” da un altro gestionale, o da una gestione manuale, a Retrò 365;
  • Stampa DdT: il documento verrà stampato e memorizzato per la successiva emissione delle Fatture Differite;
  • Stampa Fattura: questa opzione è da utilizzare solo per la stampa estemporanea di una Fattura comprensiva di un solo DdT emesso in precedenza. Per stampare estemporaneamente una Fattura comprendente più di un DdT, utilizzare il programma Fatturazione Differita, Fatturazione Differita (Sosp. imposta), Fatturazione Differita (PA) o Fatturazione Differita (Sosp. imposta - PA), a seconda della tipologia del Cliente (normale o Pubblica Amministrazione) e della modalità di gestione dell'IVA (esigibilità immediata o differita).

Chiusura documento (n° DdT > 10.000.000)


ImmagineSono disponibili 3 opzioni:

  • Memorizza Fattura: memorizzazione del documento per una eventuale successiva elaborazione e stampa;
  • Stampa Fattura: verrà generata direttamente una Fattura, che non conterrà riferimenti ad alcun DdT;
  • Stampa Fattura Accompagnatoria: verrà generata direttamente una Fattura, completa di tutti i dati relativi al trasporto. Questa voce non è abilitata per le Fatture emesse verso la PA.

Immissione dati comuni di chiusura DdT e Fatture


ImmagineIn questa sezione viene riportato l'importo totale del Documento e viene offerta la possibilità di indicare alcune voci di spesa non incluse nelle righe ed un eventuale sconto “globale” da applicare al totale del Documento.

Trasporto: indicare le eventuali spese di Trasporto;

Varie: indicare le eventuali spese diverse da Trasporto ed Incasso (ad esempio, Imballo);

Spese Banca: indicare le eventuali spese di incasso da addebitare al Cliente;

Sconto: indicare un eventuale Sconto “globale” da applicare al totale del documento. Può anche essere espresso nella forma composta, ad esempio “10+5”. Lo sconto verrà applicato solo al totale delle merci e dei servizi, ma non alle eventuali spese accessorie indicate in questa maschera.

In fase di Fatturazione Differita a fine mese, qualora si optasse per l'emissione di una sola Fattura per Cliente, comprendente tutti i DdT compilati nel mese, le voci di spesa di ogni singolo DdT indicate in questa fase vengono sommate.Il totale delle spese viene suddiviso proporzionalmente tra le eventuali differenti aliquote IVA indicate nel Documento.


Immissione dati specifici di chiusura DdT e Fatture Accompagantorie


ImmagineQuesta maschera compare solo nel caso si sia scelta la stampa di un DdT o di una Fattura Accompagantoria.

Indirizzo di spedizione diversa - Se le merci da consegnare ad un certo Cliente devono essere abitualmente spedite ad un indirizzo diverso da quello della sede legale, tramite il programma Anagrafico Clienti è possibile memorizzare tali dati, che verranno proposti ad ogni emissione di DdT o Fatture Accompagnatorie.

Per consegne sporadiche ad indirizzi alternativi, compilare i dati solo al bisogno.

Causale Trasporto - Il campo è precompilato a seconda della causale indicata all'inizio della compilazione delle righe del Documento, ed all'occorrenza può essere modificato.

Trasporto a cura - Possono essere indicati tre diversi valori:

  • 1: Trasporto a cura del Vettore. Indicando tale valore, sarà necessario compilare anche il campo Vettore presente nella stessa maschera;
  • 2: Trasporto a cura del Cedente (Mittente);
  • 3: Trasporto a cura del Cessionario (Destinatario).

Inizio trasporto - I campi vengono compilati automaticamente con la data ed ora correnti, ma è possibile modificarli: caso tipico è la preparazione serale dei DdT per le spedizioni che devono partire nella mattinata successiva, non appena l'Azienda riprende l'attività lavorativa.

Note - Il campo è a disposizione dell'Utente per riportare eventuali note che compariranno in coda al Documento.

ImmagineVettore - L'elenco dei Codici Vettore disponibili è attivabile tramite la pressione del tasto F8.

Il campo è obbligatorio se nel campo Trasporto a cura è stato indicato il valore 1.

Data ed ora del ritiro da parte del Vettore sono da compilare opportunamente.


Stampa del Documento


ImmagineCompletato l'inserimento dei dati di coda, a seconda della tipologia di Documento da stampare, compare la maschera di impostazione stampante:

  • DdT e Fatture Accompagnatorie: la maschera di impostazione stampante viene presentata ad ogni stampa da effettuare, per consentire una diversa impostazione del numero di copie da produrre (diverso se il trasporto è a cura del Cedente, del Cessionario o del Vettore);
  • Fatture immediate: la maschera di impostazione compare una sola volta, ed i parametri impostati mantengono la loro validità fino alla chiusura del programma.

ImmaginePer selezionare una stampante diversa da quella proposta, è sufficiente premere il tasto F8 per consultare l'elenco delle stampanti installate e configurate per l'uso con i nostri programmi.

Per maggiori informazioni sulle impostazioni dei parametri di stampa, consultare l'apposito help in linea.